5 Errores a evitar al implementar Factura Electrónica

La factura electrónica permite el intercambio electrónico de documentos tributarios entre la red de contribuyentes y empresas de forma rápida y segura. Permite que las empresas sean más eficientes en los procesos contables y logísticos, ahorra costes de almacenaje, minimiza errores y protege el medio ambiente, entre otras ventajas.

Sin embargo, antes de implementar algo como esto, las empresas suelen cometer errores en el proceso de facturación electrónica.

‍Poca comunicación: Suele pasar que las empresas no tienden a comunicar de manera clara y transparentemente los beneficios y requerimientos a todos las partes involucradas e interesadas de la empresa (clientes, proveedores, socios, áreas involucradas). Esto generalmente lleva a que durante el proyecto de implementación y su posterior uso veremos desde leves a graves consecuencias. Si no se entienden los beneficios, no se podrá justificar la inversión de un sistema de factura electrónica. Si no se involucra a las partes interesadas o directamente afectadas (T.I, contabilidad, finanzas, logística) puede generar que los requerimientos de implementación o integración del sistema queden incompletos, por lo que posteriormente tendremos problemas en los procesos de las facturas.
‍Todo a última hora: Es un proceso que requiere su tiempo y conocimiento. Implementar factura electrónica al final de sus periodos de pagos puede llevar a las empresas a encontrarse con escenarios como escoger un proveedor con poca capacidad para tomar tu proyecto de integración de factura electrónica o encontrarse con retrasos de implementación que puede llevar a no cumplir los requisitos de funcionamiento que necesitas para operar.‍
No entender en que modelo de negocio se está trabajando: Lo que muchas empresas no tienen en cuenta es que hay muchos sistemas que no están bien equipados, hay muchos que si bien son gratuito, solo buscan cumplir las operaciones básicas de documentos tributarios electrónicos y considera un bajo volumen de documentos, es decir, es para pymes que no tienen problemas en emitir facturas 1 a 1 en el sistema. Si la empresa tiene un gran volumen de facturas mensuales, una forma de despacho de facturas variable o necesita operar con internet, debe considerar una alternativa de mercado para cumplir con sus operaciones. Además, muchas empresas no dimensionan su crecimiento o la integración con sus sistemas actuales de administración u operación. Esta integración no es trivial y puede tener grandes beneficios inmediatos automatizando y acelerando los procesos contables y otros relacionados con la facturación.
‍Considerar que la implementación de factura electrónica es un proyecto del área administrativa o IT: Los resultados, mas inmediatos de la factura electrónica es la automatización y la integración con sistemas ya operacionales. Una implementación exitosa dependerá de un levantamiento colaborativo de los requerimientos de las partes interesadas y el soporte del área de T.I, contabilidad, finanzas y tesorería.
‍Pensar que los requerimientos no puedan cambiar: La implementación de factura electrónica es algo que hay que darle mantenimiento. Es muy probable que debido a tu crecimiento surjan nuevas oportunidades de mejora. Además, si aparecen nuevos requerimientos, nuevos procedimientos o especificaciones de operación es importante ajustarse para obtener una mejor interoperabilidad de la industria y empresas. Debemos considerar que la implementación de factura electrónica al menos por ahora es compatible con los requisitos legales, pero esto puede cambiar a futuro.

Estamos listos para asesorarte y acompañarte en este proceso.

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